Auteur : Topal Solutions AG – Partenaire de mise en œuvre de l’Institut Fiduciaire 4.0
Vous êtes confronté au défi d’introduire une comptabilité numérique ? Découvrez ici comment réussir ce projet étape par étape.
1. Évaluez le degré de numérisation de votre comptabilité
Avant de vous lancer dans le projet, vous devriez faire ce que l’on appelle un état des lieux. Quel est le degré de numérisation de la comptabilité dans votre entreprise ? Dans quels domaines utilisez-vous déjà l’automatisation et dans quels domaines existe-t-il des possibilités d’optimisation ? Utilisez à cet effet notre check-list sur la numérisation des processus.
2. Impliquez vos experts internes dans l’équipe de projet « Comptabilité numérique »
Pour diriger le projet de numérisation de votre comptabilité, vous avez besoin d’une personne qui a de l’expérience en gestion et en informatique. Un membre de votre équipe financière serait également idéal, car il est familier avec toutes les données comptables et sait donc ce dont vous aurez besoin à l’avenir. Impliquez autant que possible dans le processus de numérisation les collaborateurs en contact avec les processus comptables. C’est la seule façon de faire de la « comptabilité numérisée » un projet collectif.
3. Vérifier la conformité légale des processus numériques
En Suisse, les processus numériques doivent respecter diverses exigences légales, notamment les dispositions relatives à la protection des données, les lois sur la signature électronique et les dispositions sur le commerce électronique. Pour la tenue et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique, le Code des obligations suisse (CO) prévoit que les entreprises tiennent des documents comptables reflétant fidèlement leur situation financière. Le CO stipule aussi que les documents comptables doivent être conservés pour permettre l’établissement immédiat des comptes annuels et ceci pendant au moins dix ans. Il existe en outre des dispositions spécifiques concernant l’accès aux données, comme la loi fédérale sur la protection des données (LPD), qui fixe des règles pour la collecte, l’utilisation et le traitement des données à caractère personnel. La LPD exige des responsables du traitement des données qu’ils prennent les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles. Quant aux logiciels de comptabilité, il n’existe en Suisse aucune exigence légale spécifique pour un logiciel conforme à la loi. Il est toutefois recommandé que le logiciel de comptabilité réponde à certains critères, tels que la capacité à produire des rapports financiers précis et complets et la capacité à stocker des données en toute sécurité. Il est également important que le logiciel soit régulièrement actualisé et entretenu afin de s’assurer qu’il est conforme à toutes les modifications des exigences légales.
4. Cherchez une solution pour l’échange numérique de documents
La numérisation de votre comptabilité comprend aussi les processus qui ont lieu avant l’utilisation d’un système de comptabilité numérique. Concrètement, il s’agit de la saisie numérique des factures et des justificatifs, comme les frais de déplacement et autres dépenses. L’application Topal App vous facilite la tâche et rend même la comptabilité préparatoire amusante. Avec l’application gratuite Topal App, votre smartphone se transforme en scanner mobile. Photographiées rapidement, les pièces justificatives et les factures du smartphone atterrissent élégamment dans la comptabilité financière Topal, où elles peuvent être traitées par la fiduciaire.
Les avantages de Topal App :
- Numérisation simple des factures et des justificatifs, même en déplacement
- Synchronisation parfaite entre l’app et Topal Comptabilité Financière
- Guidage intuitif de l’utilisateur et utilisation simple
- Optimisé pour les smartphones
- Transmission directe dans Topal Comptabilité
- Disponible gratuitement dans l’Apple App Store (iOS) et Google Playstore (Android)
Plus d’informations sur l’échange numérique de documents avec Topal App
5. Soyez attentif aux interfaces lors du choix de votre solution comptable
Des interfaces fonctionnant parfaitement sont indispensables pour assurer un flux de données fluide d’un outil à l’autre. Vous ne voulez en aucun cas télécharger manuellement des données sur un site et les recharger dans l’outil suivant. Au contraire : vous attendez de la numérisation que les différents domaines de travail s’imbriquent automatiquement les uns dans les autres, et cela, sans perturbation. Avant d’introduire votre solution comptable, vérifiez donc si les différents systèmes correspondent entre eux, afin de pouvoir réellement gagner du temps avec la numérisation. Notre logiciel de comptabilité Topal dispose d’interfaces de programmation API, indispensables pour numériser votre comptabilité.
Plus d’informations sur les systèmes ouverts, les interfaces et les API REST
6. Le traitement numérique du courrier est un gain de temps et ménage les nerfs
La numérisation commence déjà par le traitement du courrier classique. Dans ce cas, les documents qui arrivent physiquement sont scannés après avoir été ouverts. Lors de la classification automatisée des documents, des valeurs d’index sont attribuées à chaque document. Dans le cas d’une facture de fournisseur, le fournisseur, la date de la facture, le montant et les informations de paiement sont automatiquement lus et saisis. Cette classification qui s’effectue d’elle-même vous fait gagner du temps et facilite la vie de vos collaborateurs. Grâce à l’attribution individuelle de droits d’accès, les collaborateurs peuvent consulter et traiter à tout moment les documents qui leur sont rendus accessibles, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
7. Profitez des avantages du traitement numérique des créanciers
Vous souhaitez pouvoir comptabiliser automatiquement les factures, les classer et les archiver électroniquement ? C’est possible grâce à notre logiciel de comptabilité moderne. Vous imputez vos factures, vous les scannez et vous laissez le logiciel faire le reste. Celui-ci reconnaît le créancier et le montant et complète automatiquement les champs du masque de comptabilisation. La comptabilisation des factures devient ainsi plus simple et plus efficace pour vous et le passage aux archives appartient au passé. Quelques clics suffisent pour obtenir des informations sur les paiements effectués dans les archives numérisées.
Plus d’informations sur la digitalisation des processus et le traitement créanciers
8. Contrôlez et optimisez en permanence les processus de la comptabilité numérique
La numérisation de votre comptabilité a eu lieu, elle fonctionne parfaitement depuis quelques mois et les automatisations vous ont permis d’économiser sensiblement des ressources et des coûts ? Toutes nos félicitations ! Pour que cela reste ainsi, nous vous conseillons vivement de vérifier les processus en permanence et de les optimiser si possible.
Grâce à notre longue expérience dans le secteur fiduciaire suisse et à notre savoir-faire dans le domaine des technologies numériques, nous sommes parfaitement équipés pour accompagner les fiduciaires et les PME suisses dans leur passage à la numérisation. Vous avez encore du retard à rattraper ou vous envisagez d’introduire de nouvelles technologies ou techniques ? Nous nous ferons un plaisir de vous soutenir progressivement, lors de l’introduction ou de l’optimisation de votre modèle commercial numérique.
