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Guide pratique pour la mise en place de la transformation numérique à l’usage des sociétés fiduciaires

Dans le sillage des articles abondamment développés par les médias sur la numérisation et des offres de conseil consacrées à ce sujet, les lignes qui suivent puissent vous guider au travers de la transformation numérique qui s’amorce au sein des entreprises. Les points abordés ici et leur succession n’ont rien d’arbitraire puisqu’ils reflètent d’ores et déjà la pratique actuelle.

Auteure: Boris Blaser – Chef de l’INSTITUT FIDUCIAIRE 4.0

Depuis déjà une année, l’Institut Fiduciaire 4.0 de FIDUCIAIRE|SUISSE voue ses efforts à la transformation numérique et a mené durant cette période quantité de discussions techniques et d’analyses portant sur la branche fiduciaire. L’évaluation de la plate-forme «Digital Readiness Orientation» sur le site Internet propre à l’Institut a livré des informations supplémentaires sur la situation de cette branche face à la numérisation. Il en ressort que si les fiduciaires ont bien conscience de la mutation qui s’opère, ils ne sont pas encore au clair, en revanche, sur la façon de la gérer.
C’est au début de l’été 2018 que sera mis en ligne le test «Digital Company Orientation» élaboré par l’Institut. La société fiduciaire (la vôtre, par exemple) sera accompagnée au fil d’un questionnaire qui, au final, lui fournira un état des lieux tout en lui révélant les domaines dans lesquels il lui reste à s’adapter et à se développer.
Bien évidemment, il ne s’agit pas de savoir quels sont les outils que vous avez mis en oeuvre. Ces seuls outils engendrent non pas la transformation numérique mais plutôt un énorme potentiel de frustration. En effet, si l’entreprise n’est pas préparée à cette mutation sur le plan humain et au niveau des processus, tout le projet est condamné d’emblée à l’échec.
Si le chef d’entreprise ou le cadre que vous êtes décidez de faire progresser la transformation numérique dans votre exploitation, dites-vous bien que ce processus n’a pas de point final précis mais qu’il s’agit de mettre votre entreprise à même d’affronter l’avenir tout à la fois avec vigueur, en souplesse et surtout avec agilité, de sorte qu’elle puisse très vite s’adapter et se convertir aux nouvelles technologies et à un environnement en constante mutation. C’est ainsi. Il faudra sans cesse adapter, voire échanger des produits sitôt ceux-ci lancés. De même, il sera tout à fait essentiel de remettre en question ses propres processus, de soutenir le personnel et de l’inciter à s’associer activement à cette remise en cause, bref, de développer une «culture positive de l’erreur». Voir dans une telle attitude un pas vers le progrès ne manquera de mettre bon nombre de cadres à l’épreuve. Pourtant, sans cette culture de l’erreur, les sociétés fiduciaires – comme d’ailleurs les entreprises d’autres branches – ne sauront ni ne pourront évoluer.

Voici, en dix points, un plan permettant de concrétiser la transformation numérique:

1. Sachez que la numérisation est un enjeu de gestion au plus haut niveau

De la culture d’entreprise aux services proposés en passant par les processus, la numérisation aura des incidences déterminantes. Soyons clair: cette mutation sera pour votre entreprise l’une des plus lourdes de conséquences de son histoire. La numérisation revêt une haute pertinence stratégique et relève donc de la direction de l’entreprise. Cela dit, il ne s’agit pas de faire en sorte que le «patron» puisse et sache répondre à toutes les questions, mais de créer au sein de l’entreprise une organisation apte à accompagner activement son évolution. Ce sujet apparaît de prime abord comme extrêmement problématique et requiert un changement radical de mentalité parmi les cadres et, surtout, les propriétaires de l’entreprise. Désormais, la détention du savoir par «un seul» ne pourra plus influer sur la position des cadres. Le savoir ne sera plus synonyme de pouvoir mais devra être partagé. Bref, les structures actuelles de la société fiduciaire sont ébranlées. Soyez-en conscients au moment d’engager le processus.

2. Formez une équipe ou un groupe «Numérisation»

L’équipe ou le groupe devrait être constitué de vos meilleurs collaborateurs. Les meilleurs? Nous entendons par là celles et ceux qui savent penser «connecté» et ont une parfaite connaissance des processus de gestion d’entreprise, et non pas celles et ceux qui, par exemple, présentent le plus gros solde d’heures de présence «rémunérables». Ces personnes – les premières nommées, s’entend – prendront à l’avenir une part décisive, par leur rôle «hybride», au succès de votre entreprise. Veillez donc à doter tous vos échelons hiérarchiques de personnalités capables de concevoir «numérique », à savoir bien entendu aussi des personnes en formation désireuses de développer leurs aptitudes. Notez encore que la transformation numérique n’est pas un processus rectiligne mais doit disposer d’un espace d’expérimentation.

3. Développez une stratégie numérique

Chargez votre équipe et le responsable que vous désignerez à sa tête de définir une stratégie. N’hésitez pas à ce propos à vous faire assister de l’extérieur, afin de prendre en considération différents angles de vue. Cette équipe aura à sonder tout d’abord l’entreprise et son personnel, puis les processus en place qui seront consignés et évalués quant à leur efficacité. Elle pourra alors établir une stratégie globale passant sous la loupe chacun des domaines mais aussi l’entreprise dans son ensemble. À cet égard, soyez ouvert à la remise en question fondamentale de certains de vos modèles d’affaires, qu’il s’agisse de communication, d’opérations de traitement ou de la pratique de facturation. L’essentiel étant en définitive que votre entreprise puisse générer ainsi une plusvalue pour sa clientèle.

4. Coopérez et formez un réseau

Vu le nombre et la complexité des changements à envisager, une chose est sûre: aucune entreprise n’y parviendra toute seule, conclusion qui n’a du reste aucun rapport avec la branche d’activité. Les coopérations stratégiques avec d’autres fiduciaires, par ex. sous forme de mise en commun de solutions infrastructurelles ou d’échange d’innovations clés, prendront une importance croissante. Exploiter des synergies, tel sera désormais l’un des facteurs de réussite. Évaluez votre modèle commercial et mettez-vous en quête de partenaires idoines.

5. Investissez dans vos collaborateurs

Les mutations à venir bouleverseront le profil de qualification du personnel, y compris dans la branche fiduciaire, et déplaceront les échelons hiérarchiques. Plutôt que de redouter cette évolution, mieux vaut saisir les opportunités qu’elle offre et exploiter le potentiel encore en friche de vos collaborateurs en place. Parallèlement à la stratégie numérique, décidez comment communiquer en interne sur les changements à venir et consacrez-vous à la programmation de la formation continue de votre personnel. Dans la profusion actuelle des offres de formation ciblées sur le «numérique», vous trouverez bien matière à faire progresser votre entreprise et vos subordonnés. Veillez désormais, lors de chaque entretien d’embauche, à sonder les compétences Numériques des candidats. Leurs connaissances purement professionnelles ne suffiront plus.

6. Placez le client au centre de vos préoccupations

Un important facteur de réussite du processus de transformation consistera à mettre vos clients au centre de vos préoccupations. L’un des grands atouts du fiduciaire réside dans sa proximité de la clientèle. Exploitez cet avantage en impliquant cette dernière dans votre stratégie numérique. Demandez à vos clients où ils en sont en termes de numérisation, mais aussi quelles sont les chances qu’ils entrevoient quant à l’avenir de leur collaboration avec vous. Construisez ce faisant votre propre écosystème numérique.

7. Exploitez vos données

Les sociétés fiduciaires disposent – c’est dans leur nature – d’une abondance de données. Il ne s’agira plus seulement de les archiver comme une matière morte dans leurs systèmes informatiques mais de les exploiter au moyen des processus et technologies nouveaux. En recourant aux technologies permettant de gérer les mégadonnées (big data), même les petites entreprises ont l’occasion d’accroître la qualité de leurs services mais aussi leur capacité d’innovation. Oui, vous avez bien lu, l’innovation et l’esprit de pionnier seront désormais des vertus demandées, même dans le domaine fiduciaire. Il s’agit simplement de veiller, ce faisant, à ne pas mettre en danger la sécurité de votre informatique et de vos données. La sécurité demeure en effet la priorité absolue … ce qui ne devrait nullement vous garder de recourir aux nouvelles technologies.

8. Numérisez le modèle commercial de la fiducie

Au travers de la messagerie électronique et de l’internet interactif, la numérisation s’est frayé de longue date un chemin dans le quotidien des affaires. Progressivement, les flux de données qui transitent par le Web, à l’exemple du commerce électronique avec les autorités, ne cessent de gonfler. Ce phénomène va encore s’amplifier, influant massivement sur le travail quotidien, mais aussi sur la productivité. Les teams virtuels, l’usage de logiciels découlant du cloud computing et l’analyse d’énormes quantités de données ne sont plus de vains mots, et ce, de longue date. Mais il n’est pas exclu que les moyens numériques actuels utilisés dans le domaine fiduciaire soient évincés du marché par des technologies aussi innovantes que disruptives. Un exemple? La tenue de la comptabilité à l’aide d’un simple masque de saisie. Peut-être devrez-vous prochainement suivre le mouvement en intégrant à votre modèle commercial actuel des services et des solutions totalement inédits à l’intention de vos groupes cibles.

9. Recourez aux nouvelles technologies

Dans la jungle des prestataires, il s’agira pour vous, à partir de la stratégie numérique que vous aurez retenue, d’opter pour la technologie la meilleure possible. L’éventail des possibilités est aujourd’hui quasiment illimité. Les processus pourront être menés plus vite, avec davantage d’efficacité et à moindre coût. Il va de soi de disposer pour cela de connexions Internet rapides et d’instaurer un système numérique de gestion des documents. Des études ont révélé que le recours à des logiciels de numérisation des processus peut s’avérer payant à très court terme. La performance et la sécurité des données croîtront d’autant et les directives de compliance seront mieux respectées, d’où la satisfaction grandissante de la clientèle. C’est là une opportunité à saisir, surtout pour les entreprises de petite taille. Elles ont accès aujourd’hui, à un prix abordable, à des technologies que seules de grandes sociétés pouvaient s’offrir autrefois vu leur coût. L’important c’est que vous puissiez vous informer en permanence et ne pas perdre de vue les tendances les plus récentes.

10. Sortez des sentiers battus!

En matière de concurrence, songez désormais à élargir votre horizon, observez et analysez l’évolution et les innovations des plates-formes numériques. Bien entendu, l’Institut Fiduciaire 4.0 gardera les yeux et les oreilles ouverts pour la branche fiduciaire. Mais il est de votre devoir d’entrepreneur d’élargir votre champ de vision ainsi que le spectre des développements à venir. Ce qu’il s’est passé avec Uber pour les taxis ou Airbnb pour les hôtels peut se reproduire pour nous autres fiduciaires. À la faveur de la numérisation, nous pourrons, qui sait, donner à nos services traditionnels une orientation à laquelle nous n’avions jamais pensé. Il est peut-être temps, compte tenu des nombreux changements qui concernent aussi d’autres branches, de concevoir de nouveaux modèles d’affaires misant sur des technologies nouvelles.

Malgré vos carnets de commandes bien remplis et des collaborateurs travaillant à la limite de leurs capacités, ne perdez surtout pas de vue les évolutions qui marquent le domaine de la numérisation. Espérons que le plan en 10 points présenté ici vous montrera comment prendre les choses en main et les changer. Quoi qu’il advienne, le changement est inéluctable. La seule incertitude est de savoir à quel rythme.

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