Auteurs: Feri Cilurzo / Patric von Reding – Membres INSTITUT FICUCIAIRE 4.0

En raison de l’adaptation à venir de la révision du droit suisse de la protection des données (révision de la LPD) adoptée en septembre 2020, les nouvelles dispositions entreront probablement en vigueur fin 2021 ou début 2022.

Du fait de la nouvelle amende de 250’000 francs au plus qui est ancrée dans la LPD (art. 60 ss), l’usage largement répandu de l’envoi des décomptes de salaire par courriel non crypté aborde une nouvelle zone de danger. La violation des dispositions de la loi sur la protection des données peut désormais avoir des conséquences pénales.

Pour mémoire: les données figurant dans le décompte de salaire font partie des données réputées sensibles (cf. art. 3 LPD). Aujourd’hui déjà, elles requièrent l’agrément des employés pour être divulguées. En pratique les fiduciaires en sont chargées. Les agents fiduciaires étant le bras droit de l’employeur, ils ont donc l’obligation de le conseiller afin de réduire le risque qu’il assume et de prévenir une infraction à la loi.

Nous avons réuni les principaux critères de décision dans un tableau afin de bien clarifier notre recommandation. Il existe non pas un critère unique qui soit suffisant pour forger la décision, mais de nombreux facteurs à prendre en considération. La modification et surtout la conformité légale souhaitée, de même qu’une solution digitale moderne ne seront jamais plus avantageuses que la solution actuelle. Si l’interaction de la sécurité et de la numérisation entraîne des coûts, elle n’en a pas moins pour effet de réduire le risque et d’offrir une solution adéquate à l’ère du numérique.

Nous recommandons une solution cloud à laquelle les employés aient un accès individuel et puissent à tout moment consulter les informations et données salariales qui les intéressent. Une excellente alternative consisterait à opter pour un envoi automatique et crypté du décompte de salaire, directement à partir du logiciel comptable.

Le graphique suivant donne un aperçu des approches de solution des partenaires de mise en œuvre de l’Institut Fiduciaire 4.0 pour l’envoi de documents.

Emparez-vous activement de ce sujet au cours de l’année 2021 et recherchez une solution viable à l’avenir. L’Institut Fiduciaire 4.0 de FIDUCIAIRE|SUISSE se fera un plaisir de vous apporter son aide avec ses partenaires spécialisés.